Các thư mục trong phần mềm FBOT được chia thành 3 nhóm thư mục chính:
-
Hồ sơ đơn vị:
- Chứa tất cả thư mục do quản trị của đơn vị tạo ra.
- Quản trị có quyền thực hiện tất cả tính năng đối với thư mục mình tạo ra.
- Tài khoản nhân viên chỉ có thể xem các thư mục, và các file có trong thư mục đó.
-
Được phân công:
- Chứa tất cả thư mục do đơn vị khác phân công cho đơn vị của mình.
- Quản trị chỉ có thể phân quyền và gán nhãn đối với các thư mục trong nhóm này.
- Tài khoản nhân viên không có quyền xem thư mục được phân công.
- Muốn nhân viên khác được xem và thao tác trong thư mục ở nhóm này, cần phải phân quyền thông qua Nhóm người dùng.
-
Danh sách đơn vị:
- Chứa tất cả thư mục được đơn vị khác chia sẻ cho đơn vị của mình.
- Quản trị chỉ có thể xem, phân quyền và gán nhãn cho thư mục được chia sẻ.
- Tài khoản nhân viên không có quyền xem thư mục được chia sẻ.
- Muốn nhân viên khác được xem thư mục ở nhóm này, cần phải phân quyền thông qua Nhóm người dùng.
Tạo thư mục chính
Để tạo thư mục, Anh/Chị thực hiện như sau:
- Bước 1: Click chuột vào dòng chữ “Hồ sơ đơn vị” ở bên trái màn hình
- Bước 2: Click chọn vào biểu tượng “Tạo thư mục”
- Bước 3: Chọn loại lưu trữ ⇒ Nhập tên thư mục
- Bước 4: Bấm nút “Tạo thư mục”
Trong đó loại lưu trữ bao gồm:
- Vĩnh viễn: Các file được tải lên trong thư mục này sẽ được lưu ở tất cả các năm. Ví dụ, file được tải lên ở năm 2020, thì sang năm 2021 vẫn sẽ xuất hiện file này.
- Từng năm: Các file được tải lên trong thư mục này chỉ lưu theo từng năm. Ví dụ, file được tải lên ở năm 2020 thì chỉ có ở năm 2020, sẽ không xuất hiện ở các năm khác.
Muốn xem lại các file của các năm trước, ví dụ 2019, thì bấm vô ô 2020 (như hình dưới) và chọn năm 2019
Tạo thư mục con
- Để tạo thư mục con trong 1 thư mục, Anh/Chị click chọn vào tên thư mục đó ở bên trái màn hình, và thực hiện thao tác tương tự như ở trên. Ví dụ: Tạo thư mục con trong thư mục có tên “Báo cáo các loại”
Sử dụng thư mục mẫu
Anh/Chị có thể sử dụng mẫu thư mục do công ty cung cấp, bằng cách:
- Bước 1: Bấm nút “Tạo thư mục” (có thể tạo tại Hồ sơ đơn vị hoặc tạo trong thư mục bất kỳ)
- Bước 2: Bấm nút “Sử dụng mẫu”
- Bước 3: Click chọn mẫu muốn sử dụng ⇒ Bấm nút “Tạo thư mục”
Đổi tên thư mục
Anh/Chị có thể đổi tên thư mục, bằng cách:
- Bước 1: Chọn thư mục cần đổi tên
- Bước 2: Bấm vào nút “Thông tin”
- Bước 3: Nhập tên muốn sửa của thư mục ⇒ bấm “Cập Nhật”
Dời thư mục
Thầy/cô có thể dời thư mục bằng cách:
- Bước 1: Tick chọn vào ô vuông ngay trước thư mục cần đổi tên
- Bước 2: Bấm chọn nút “Di chuyển”
- Bước 3: chọn thư mục cần di chuyển đến rồi bấm nút “Di chuyển”
Lưu ý : ở bước này nếu muốn chuyển thư mục ra “hồ sơ đơn vị” thì bấm chọn “Di chuyển ra HSĐV” .
Xoá thư mục
- Lưu ý:”
- Chỉ có quản trị mới có quyền xóa thư mục
- Chỉ có thể xóa thư mục trong Hồ sơ đơn vị (không thể xóa thư mục ở nhóm Được phân công và Danh sách đơn vị)
Để xóa thư mục, Thầy/Cô thực hiện như sau:
Lưu ý: Xoá thư mục sẽ xoá tất cả các files và các thư mục con có trong đó. Sau khi xoá thì sẽ không thể khôi phục lại được.
- Bước 1: Chọn thư mục cần xóa ⇒ Click chọn biểu tượng “Xóa”
-
Bước 2: Bấm “Tiếp tục”
